Peticiones de compra

Introducción

Este módulo añade la posibilidad de crear peticiones de compra, en las que se indicarán campos necesarios como el proveedor, las líneas correspondientes o una descripción; así como observaciones y comentarios que facilitarán la comunicación en el proceso de aprobación.

Configuración

Debemos acceder a Configuación Horus, y en el apartado Compras encontraremos un nuevo campo de configuración donde debemos indicar la numeración que se utilizará para la generación de las peticiones de compra.

Después, debemos acceder a Configuración usuarios, donde indicaremos el Departamento de cada usuario y la configuración de sus filtros para peticiones de compra.

NOTA

Si el usuario no tiene configuración creada, debemos añadir una línea indicando el usuario correspondiente

Los campos que debemos indicar son los siguientes:

• Departamento: Indicaremos el departamento al que pertenece el usuario. Los departamentos los crearemos en la página correspondiente llamada Departamentos
  

• Aprobador peticiones de compra: Este campo se debe marcar para indicar que usuario es el aprobador de las peticiones de compra, lo cual le dará acceso a la página de aprobaciones.
  
• Filtro peticiones de compra: Este campo puede tener uno de los dos siguientes valores:
  
  • Solo mis peticiones: El usuario verá solo las peticiones creadas por él.
  • Todas las peticiones: El usuario verá todas las peticiones.
    
• Filtro aprobaciones de compra: Este campo puede tener uno de los dos siguientes valores:
  
  • Solo mi departamento: El usuario aprobador verá solo las peticiones creadas por los usuarios asignados a su departamento.
  • Todas las aprobaciones: El usuario verá todas las aprobaciones.
    

Creación de peticiones

Para crear una petición de compra, debemos acceder a la lista correspondiente utilizando el buscador y escribiendo Lista peticiones de compra.

Una vez en la lista, veremos las peticiones de compra filtradas según la configuración del usuario. Para crear una nueva petición de compra, pulsaremos en Nuevo.
Se nos abrirá la ficha de petición de compra donde encontraremos los siguientes campos a rellenar e informativos.

• Nº petición de compra: Código de la petición de compra, se generará automáticamente en base a la numeración indicada en Configuración Horus.

• Descripción: Indicaremos una descripción para la petición de compra.

• Fecha petición de compra: Fecha de la petición de compra, se indicará automáticamente la fecha actual.

• Cód. proveedor: Indicaremos el código del proveedor con el que se genera la petición.

• Departamento: Seleccionaremos el departamento de la petición de compra, se indicará automáticamente el departamento configurado en Configuración usuarios.

• Nº documento externo: Indicaremos un nº de documento externo.

• Estado: En este campo veremos el estado de la petición de compra. Por defecto, la petición de compra se genera como Pendiente. Este campo cambiará a Aprobado o Rechazado cuando termine el proceso de aprobación.

• Usuario solicitante: Se muestra el usuario que ha creado la petición de compra.

• Usuario aprobador: Se muestra el usuario que ha aprobado/rechazado la petición de compra.

• Fecha aprobación/rechazo: Se muestra la fecha en la que se ha aprobado/rechazado la petición de compra.

• Motivo rechazo: Se muestra el motivo para rechazo indicado por el usuario aprobador en el proceso de aprobación.

• Importe: Se muestra el importe total de la petición de compra.

• Observaciones: En este campo podremos indicar observaciones que verá el usuario aprobador en el proceso de aprobación.

• Líneas petición de compra: En el apartado de líneas, veremos una lista donde podremos indicar lo que se solicita en la petición de compra. Consta de las siguientes columnas:
  

  
  

  • Tipo: Debemos seleccionar el tipo de línea que queremos crear: Cuenta contable, producto o comentario.
  • Nº: Indicaremos el código de cuenta contable o producto que queremos añadir.
  • Descripción: Indicaremos una descripción. Esta línea se indicará automáticamente con la descripción de la cuenta contable o producto.
  • Cantidad: Cantidad que queremos solicitar.
  • Unidad de medida: Unidad de medida correspondiente al producto solicitado.
  • Precio unitario: Precio por unidad de la cuenta contable o producto que queremos solicitar.
  • Importe: Importe total de la línea, se calculará automáticamente al indicar cantidad y precio unitario.
  • Comentarios: En este campo podremos indicar un texto descriptivo de caracter informativo.
    

En la cabecera, dentro de la cinta de opciones podremos encontrar:

• Crear pedido de compra: En el apartado Acciones. Este proceso generará un pedido de compra con los datos indicados en la petición. Este proceso solo se puede lanzar si la petición ha sido aprobada previamente.
• Ver pedido de compra: En el apartado Relacionado. Esta acción nos mostrará el pedido de compra creado previamente.
• Imprimir petición: En el apartado Informes. Esta acción nos permite imprimir la petición de compra.
  

Aprobacion de peticiones

Para proceder a la aprobación o rechazo de peticiones de compra, debemos acceder a la página Aprobaciones de peticiones de compra, a la que accederemos utilizando el buscador.

NOTA

Solo podremos acceder si nuestro usuario ha sido configurado como aprobador de peticiones de compra

Una vez en la lista, veremos las aprobaciones de peticiones de compra filtradas según la configuración del usuario.
Veremos los mismo campos de la cabecera de petición de compra, incluidas las observaciones creadas por el usuario.

Tendremos dos opciones:

• Aprobar: Para aprobar, seleccionaremos una (o varias) peticiones de compra, y pulsaremos la accción Aprobar. Este proceso cambiará el estado de la petición de compra a aprobada, lo cual permitirá crear el pedido de compra correspondiente. Además, se indicará el usuario y la fecha de la aprobación.
  

• Rechazar: Para rechazar, seleccionaremos una (o varias) peticiones de compra, y pulsaremos la accción Rechazar. Se mostrará una pantalla donde debemos indicar el motivo del rechazo. Este proceso cambiará el estado de la petición de compra a rechazada, mostrando en el campo correspondiente el motivo rechazo y bloqueando la petición para evitar la creación del pedido de compra. Además, se indicará el usuario y la fecha de la rechazo.