Conciliación bancaria avanzada

Introducción

La conciliación bancaria es el proceso que permite comparar, y por lo tanto conciliar, los valores que su empresa tiene registrados en la cuenta 572, con los valores que el banco les suministra por medio del extracto bancario, y que suele recibirse cada mes.

Configuración bancos

Antes de proceder con la conciliación es importante tener correctamente creados nuestros bancos, para ello debemos acceder al menú “Cuentas bancarias” donde accederemos desde el buscador de Business Central e iremos creando los bancos con los que trabajemos.

En esta pantalla, es necesario tener bien completado el código y descripción del banco, así como el campo “Grupo registro cuenta bancaria”, de la pestaña "Registro", que irá asociado a la cuenta 57200001, o aquella que tengamos definida para ese banco, así como el IBAN.

Creación conciliación

Accedemos al menú de “Conciliación bancaria avanzada” desde el buscador de Business Central.

Una vez estamos dentro de la pantalla, pulsamos la opción “Nuevo” para insertar una nueva ficha de conciliación. En la pestaña “General”, introducimos el banco con el cual vamos a conciliar, así como la fecha del extracto. El campo “Nº extracto” se asignará automáticamente con un numerador secuencial.
Existe una segunda pestaña que no tiene nombre y que se compone de otras dos pestañas, Líneas de extracto bancario y Movs. bancos.

En la pestaña Líneas de extracto bancario, se mostrarán los movimientos de nuestro extracto bancario, que podremos ir añadiendo manualmente, o bien importarlos mediante la opción “Importar fichero N43”, que encontraremos en la cinta de opciones.

En la pestaña Movs. bancos, nos aparecerán los movimientos de nuestro banco en Business Central, así, cada pago, cobro o abono liquidado en el sistema, nos irá apareciendo en esta ventana como pendiente de conciliar.

Cinta de opciones

Desde la cinta de opciones, podremos realizar una serie de acciones, bien para registrar conciliación, importar extracto, proponer líneas, etc…
En el menú de la conciliación del banco disponemos de una serie de opciones que veremos a continuación.

Adicionalmente, hemos creado nuevas opciones para la conciliación avanzada que veremos en el último punto de este documento.

• Proponer líneas. Permite crear sugerencias de movimientos de cuenta bancaria e introducirlos automáticamente. Esta opción creará tantas líneas de extracto bancario como movimientos de bancos queden pendientes de conciliar. Es útil para utilizarlo una vez hayamos realizado la conciliación automática, para aquellos movimientos de los que no tengamos un extracto para conciliar, aunque no recomendamos su uso puesto que estaríamos falseando el extracto bancario.
• Transferir al diario general. Permite transferir las líneas de la ventana a un diario que previamente seleccionaremos en el momento de ejecutar esta opción. Esta opción se utiliza cuando tenemos líneas del extracto bancario de las que no tenemos ningún pago o cobro. Más adelante, en este documento, veremos un ejemplo con el detalle del funcionamiento.
• Importar fichero N43. Esta opción nos permite importar el extracto que nuestro banco nos haya enviado.
• Conciliar automáticamente. Buscará y conciliará automáticamente los movimientos del banco con las líneas del extracto bancario.
• Eliminar conciliación. Eliminará la conciliación de las líneas que previamente hayamos conciliado.
• Registrar. Una vez todo nuestro extracto bancario esté conciliado con los movimientos del banco, tendremos que registrar la conciliación desde esta opción.
• Registrar e imprimir. Lo mismo que la opción anterior, pero además imprimirá un comprobante.

Proponer líneas

Suponiendo hayamos terminado la conciliación, podemos añadir todos los movimientos del banco generados en Business Central que quedan pendientes de conciliar. Para ello, pulsaremos sobre el botón "Proponer líneas" de la cinta de opciones, donde se abrirá una nueva ventana para que insertemos el rango de fechas.

Al pulsar en "Aceptar", el sistema creará tantas lineas de extracto como movimientos de banco existan en el panel derecho con sus respectivos importes. Del mismo modo, conciliará todos los movimientos, con lo que nuestra conciliación estará lista para registrar una vez hayamos completado el saldo final y la fecha del extracto.

Transferir al diario general

Esta opción nos permitirá generar tantas líneas de cobro o pago como líneas tenga nuestro extracto, y se usaría cuando tenemos líneas de nuestro extracto bancario para las que no existe un movimiento de cobro o pago.

En el siguiente ejemplo, vamos a suponer que tenemos una línea de extracto que nos ha enviado nuestro banco, para la que no tenemos generado el pago, aunque sí tenemos registrada las factura.

Al transferir líneas al diario, nos preguntará a qué diario y sección queremos llevarlas.

Una vez aceptado el diario y la sección, se enviarán todas las líneas existentes en el panel del extracto al diario, indiferentemente de si están seleccionadas o no, completando los campos de fecha, importe y banco que tenga nuestro extracto.

El resto de campos tendremos que completarlos nosotros manualmente en base al tipo de registro que tengamos que hacer. Por ejemplo, para este diario, supongamos que tenemos generadas las facturas a clientes por esos importes, pero no hemos generado los pagos, por lo tanto, completaríamos el diario como vemos a continuación.

Como se aprecia, hemos añadidos el tipo documento “Pago” y el tipo movimiento “Cliente” con los clientes respectivos de las facturas que vamos a liquidar.

Luego, tendremos que ir línea por línea liquidando esos pagos contra sus respectivas facturas, marcando la línea del diario que vamos a liquidar y pulsando la opción “Liquidar movs” de la cinta de opciones.

Esta opción, nos llevará a la ventana de liquidación, donde marcaremos la factura o efecto que se corresponda con el pago que vamos a liquidar. Luego, en la pestaña “Acciones” de la cinta de opciones, pulsaremos la opción “Marcar id. de liquidación”, que asignará un Id a nuestro registro.

Después de realizar esta misma operación con el resto de líneas, podremos registrar el diario, de modo que nuestra conciliación ya tendrá los movimientos de pago que nos faltaban por completar.

Conciliación automática

Suponiendo que hayamos importado el extracto bancario, podemos proceder a conciliar automáticamente.

Siempre que existan coincidencias entre las líneas del extracto bancario y los movimientos de nuestro banco en Business Central, dejará ambos importes como liquidados.

Entendiendo que esta conciliación es correcta ya podemos registrarla, siempre que antes hayamos completado el campo “Fecha extracto”, así como el campo “Saldo final extracto”, cuyo importe debe ser el mismo que el “Saldo total”, de modo que, al registrar, tendremos todos nuestros movimientos de este banco conciliados y liquidados.

Conciliación manual

Para los movimientos que no ha conciliado el banco, bien porque no coincidan o se repitan varios filtros, se conciliarán manualmente. El proceso para conciliar será el siguiente:

Marcamos en la ventana de la izquierda la línea del extracto y en la ventana de la derecha el movimiento del banco contra el que queremos conciliar.

Una vez marcadas las líneas que queremos conciliar, haremos clic en el botón “Conciliar Manualmente” de la cinta de opciones.

Esta misma operación se puede hacer seleccionando varias líneas a la vez. Para poder seleccionar varias líneas, iremos marcando con el puntero del ratón las líneas que queramos mientras mantenemos pulsada la tecla “Ctrl” del teclado.

Cuando se hayan conciliado, las líneas cambiarán a color verde, excepto cuando exista alguna diferencia que cambiarán a color naranja.

También podemos cancelar uno o varios movimientos conciliados marcando las líneas de la misma manera que hemos visto anteriormente y pulsando la opción “Eliminar conciliación”.

Conciliación avanzada

Como ya comentamos, se han creado nuevas funcionalidades para facilitar el trabajo en las conciliaciones. Estas nuevas funcionalidades se han añadido también en la cinta de opciones.

Cinta de opciones

Dependiendo del tamaño de nuestra pantalla podremos ver las nuevas opciones en la misma línea, o bien podemos mostrarlas desplegando los tres puntitos.

• Movs banco BC. Al seleccionar un movimiento del extracto, nos indicará con qué movimiento o movimientos de banco está conciliado.

• Importe banco BC. Al seleccionar un movimiento del extracto, nos localizará todos los movimientos de banco del mismo importe.

• Movs extracto. Al seleccionar un movimiento de banco, nos indicará contra qué movimiento del extracto está conciliado.

• Importe extracto. Al seleccionar un movimiento de banco, nos localizará todos los movimientos del extracto del mismo importe.

• Conciliación especial. Permite conciliar varios movimientos del extracto con un movimiento de banco. Los movimientos del extracto se marcarán en color azul.

• Eliminar conciliación especial. Elimina la conciliación especial que hayamos realizado previamente. Las líneas de la conciliación especial que vayamos a eliminar deberán estar seleccionadas.

• Filtrar movs especiales. Filtrará aquellos movimientos de conciliación especial que hayamos realizado.

Panel extracto y movs bancos

• Suma previa. Mostrará la suma de los importes de las líneas seleccionadas. Esta opción es común tanto en el extracto como en los movimientos de bancos.

• Movs. extracto. Se abrirá una nueva ventana donde podremos liquidar los movimientos del extracto bancario entre sí, positivo y negativo, por ejemplo, para los reembolsos.

En la nueva ventana tendremos que seleccionar los movimientos a liquidar y pulsar Acciones - Liquidar movs manual.

• Movs banco BC. Se abrirá una nueva ventana donde podremos liquidar los movimientos del banco en BC entre sí, positivo y negativo, por ejemplo, para los reembolsos.

En la nueva ventana tendremos disponibles las siguientes acciones que definimos a continuación:

• Liquidar movs manual Recoge las líneas seleccionadas a liquidar en los movimientos de banco y los empareja, realizando un filtro en el campo "Movs. liquidados manual" y marcado el campo de "Movs. liquidados emparejados".

• Quitar liquidación Recoge las líneas seleccionadas en los movimientos de banco y los desempareja, quitando el filtro en el campo "Movs. liquidados manual" y desmarcado el campo de "Movs. liquidados emparejados".

• Registrar liquidación Recoge las líneas seleccionadas en los movimientos de banco y si tiene marcado el campo de "Movs. liquidados emparejados", cambia el estado liquidación a "Cerrado" y desmarca como abierto.

• Automático Localiza el movimiento para el mismo banco, marcado como abierto, con estado abierto y desmarcado el campo de "Movs. liquidados emparejados", donde si la cuenta es igual y si el importe es cero, rellena los anteriores campos del movimiento y lo empareja con el movimiento localizado.