Documentos a cobrar avanzados

En Business Central existe una herramienta desde donde podemos llevar todo el control de los documentos pendientes de cobro, y donde podremos registrar y liquidar estos cobros de una manera sencilla. Igualmente, podremos realizar tanto pagos parciales como totales de la deuda de nuestros clientes.

Para acceder a Documentos a cobrar avanzados lo haremos desde el menú Departamentos o conjunto de Acciones, desplegando Facturación y cobros - Documentos a cobrar.

O bien desde el buscador de Business Central.

Una vez en esta página, observaremos que tenemos varias opciones en la cabecera, que a su vez, se componen de otra serie de opciones con las que realizaremos distintas acciones y cuyo detalle veremos a continuación.

Opciones de cobro

• Banco cobro. Especifica el banco con el cuál vamos a realizar la operación.
• Fecha de cobro. Este campo determinará la Fecha del registro o cobro que realicemos.
• Importe entregado cliente. Se usa cuando queremos cobrar un anticipo entregado por el cliente de la deuda pendiente.
• Nº cheque / pagaré. Se usa para asignar el número de cheque o pagaré cuando convertimos factura o efecto en pagaré.
• Fecha vecimiento pagaré. La fecha de vencimiento del pagaré que vamos crear.

Cinta de opciones

Proceso

• Liquidar movs. Sirve para liquidar movimientos desde este apartado, pero para ello es necesario que exista un pago, es decir, una línea con “Tipo documento” Pago, para así liquidarlo contra una factura o efecto, o bien un Reembolso para liquidarlo contra un abono.
• Desliquidar movimientos. Desde aquí, desliquidaríamos movimientos de pagos parciales realizados. Es decir, no podemos desliquidar una factura o efecto desde este menú porque cuando se liquida el pago o el reembolso desparecen de este menú, por lo tanto, sólo se usaría para desliquidar los cobros o reembolsos parciales de un cliente, punto que veremos más adelante en “Cobro parcial de un cliente”.
• Movs. conciliados. Sirve para ver los movimientos de clientes liquidados o conciliados, es decir, si tenemos algún pago parcial de una factura, al pulsar aquí veremos ese movimiento y el importe liquidado.
• Navegar. Marcando cualquier línea de documentos a cobrar y pulsando esta opción, veremos todo el historial de movimientos, facturas, IVA, cartera, etc.

Cobros

• Sumar elección. Sirve para ver el total del importe pendiente de cobrar a clientes. Solo funciona con líneas del mismo cliente. Seleccionamos las líneas pulsando Ctrl + Mayús + botón izquierdo del ratón y pulsando esa opción, nos mostrará el importe total por cobrar a ese cliente en la parte inferior de la ventana “Importe seleccionado”.

  
  

  

  
  

  Adicionalmente, a la izquierda, veremos que aparece el campo “Importe total pendiente de cobro”, que nos mostrará el importe total pendiente de cobro de todos nuestros clientes.

• Cobro total de documentos. Como su nombre indica, lo utilizaremos para realizar el cobro total de facturas o efectos ya vencidos. A continuación, vamos a ver un ejemplo de cómo funciona, realizando el cobro de un documento que ha vencido, dato que sabremos porque la línea aparecerá con el texto de color rojo.

  
  

  Para proceder, marcamos la línea del documento que queremos liquidar totalmente y pulsamos en “Cobro total de documentos”.

  
  

  

  
  

  El sistema nos informará que se va a proceder al cobro de una factura, y que tendremos que aceptar.

  
  

  

  
  

  Una vez aceptado el mensaje, nos informará que se ha generado un asiento en un diario y sección que tendremos que registrar manualmente.

  
  

  

  
  

  En este ejemplo nos muestra que el asiento se ha generado en el diario COBROS sección BANCO porque previamente lo hemos configurado nosotros así.
  
  Nota. La configuración del diario deberemos realizarla en la “Configuración Horus”, que podremos localizar a través del buscador de Business Central.
  
  En la pestaña “Tesorería” tenemos los campos “Diario registro de cobros” y “Sección registro de cobros” que debemos completar en base a nuestras preferencias a la hora de generar el diario.

  
  

  

  
  

  Volviendo al punto anterior, una vez confirmado el mensaje informativo, pulsamos en “Diario de cobros” de la cinta de opciones.

  
  

  

  
  

  Esta acción nos llevará directamente al diario y sección que previamente habíamos configurado y donde además nos completará los campos de liquidación, para que, de ese modo, en el momento de registrar el diario, también se liquide el pago.
  
  Sólo bastará con desplegar opción Registro y Registrar.

  
  

  

  
  

  Una vez registrado el diario, volviendo hacia atrás pulsando Esc., veremos que el documento registrado desaparecerá de documentos a cobrar.
  
  En este ejemplo, hemos visto cómo realizar la liquidación con un sólo documento, pero debemos saber que podemos seleccionar tantos documentos como queramos para luego enviarlos a un mismo diario en el momento de liquidar.

• Cobro parcial de un cliente. Ya hemos visto cómo realizar el cobro total de un documento. Ahora vamos a ver cómo realizar el cobro parcial de un cliente.
  
  En esta ocasión, al tratarse de un anticipo, debemos indicar previamente qué cantidad es la que el cliente nos adelanta en el campo “Importe entregado por el cliente” de las opciones de cobro.
  
  En el siguiente ejemplo, suponemos que el cliente nos hace una entrega de 50.000€, de los 54.735,50€ de la deuda que tiene con nosotros.

  
  

  

  
  

  Luego, en la cinta de opciones, pulsamos en “Cobro parcial de un cliente”.

  
  

  

  
  

  Aceptamos los avisos que nos muestra.

  
  

  
  
  

  
  

  Y al igual que pasó con el “Cobro total de documentos”, nos indicará el diario donde se ha generado el asiento.

  
  

  

  
  

  Accediendo al diario, vemos que nos ha generado un pago por el importe que adelanta el cliente y con la contrapartida del banco que tendremos que registrar.

  
  

  

  
  

  Una vez registrado el diario, volviendo a “Documentos a cobrar avanzados”, vemos que el importe pendiente del cliente por ese documento, ha disminuido por el importe anteriormente adelantado.

  
  

  

  
  

• Generar pagaré. Con esta opción podemos generar un pagaré desde un efecto o factura, cambiando el cód. forma de pago del documento.
  
  Marcamos el documento que queremos convertir en pagaré, y en las opciones de cobro asignamos “Nº cheque / pagaré”, así como la nueva “Fecha de vencimiento” y pinchamos en “Generar Pagaré”.

  
  

  

  
  

  El sistema nos informará del nuevo efecto que se va a generar, así como de su importe. Igualmente solicitará que vayamos al diario de cobros para que registremos el asiento.

  
  

  
  
  

  
  

  Una vez registrado el asiento, vemos que nos ha asignado una nueva fecha de vencimiento y un número de documento, así como nº de efecto, y ha convertido el cód. forma de pago a PAGARE.

  
  

  AQUI VA LA IMAGEN DEL EFECTO CON LA NUEVA FORMA DE PAGO. VEINTITRES

  
  

• Generar efectos. Esta opción sirve para convertir una factura o efecto en varios efectos. Marcamos línea del documento y en las opciones de cobro completamos el nº de efectos a convertir.

  
  

  

  
  

  Al pulsar la opción “Generar efectos”, nos informará del número de efectos en los que va a convertir la factura o efecto.

  
  

  

  
  

  Y nos solicitará ir al diario para registrar el asiento manualmente. Advirtiendo de la necesidad de revisar la fecha de vencimiento de los nuevos efectos generados.

  
  

  

  
  

  Una vez en el diario, vemos que el efecto inicial se va a convertir en dos efectos a los que debemos añadir las nuevas fechas de vencimiento en base a nuestra necesidad.

  
  

  

  
  

  Y una vez registrado el diario y volviendo a documentos a cobrar avanzados, comprobamos que se han creado dos nuevos efectos con sus respectivas fechas de vencimiento.

  
  

  AQUÍ DEBERÍA IR IMAGEN DE LOS DOS EFECTOS CONVERTIDOS EN DOCS A COBRAR

  
  

• Diario de cobros. Ya vimos en puntos anteriores el funcionamiento de esta opción de la cinta de opciones. Se trata de un acceso directo al diario de cobros, que previamente hemos configurado, para registrar los asientos de las transacciones realizadas en documentos a cobrar avanzados.

Gestión

• Informe deuda pendiente. Marcando cualquier línea de documentos a cobrar avanzados y pulsando esta opción, se ejecutará un informe con la deuda del cliente en cuestión, desglosado con los próximos vencimientos o importes ya vencidos, así como un esquema con el desglose de los vencimientos por meses.

  
  

  

  
  

• Envío mail deuda cliente Al pulsar esta opción, el sistema enviará un mail automático al cliente de la línea marcada, con el informe de la deuda pendiente adjunto.

  
  

  Se ha de tener en cuenta que para que funcione esta opción, se ha de configurar previamente el correo electrónico en la ficha del cliente, pestaña “Dirección y contacto”, campo “Correo electrónico facturas”.

  
  

  IMPORTANTE

  El campo "Correo electrónico facturas" se encuentra disponible para su uso hasta la versión 4.0 de Horus, después deberá utilizar el campo de "Correo electrónico reclamación deuda" de la ficha de clientes.

  
  
  

  

  
  

• Cambiar método de pago Al pulsar esta opción, se abrirá una ventana con la información de la línea seleccionada, donde podremos indicar una nueva forma de pago.

  
  

  ATENCIÓN

  Debe tener en cuenta que para que funcione esta opción, no está soportado el cambio de forma de pago que genera efecto a otra que genera factura.

  
  

  

  
  

  A continuación, muestra una ventana de confirmación para iniciar el proceso de cambio de forma de pago.

  
  

  

  
  

  Para finalizar, muestra la siguiente ventana que indica que el proceso a terminado.

  
  

  

  
  

Factura

• Corregir. Al pulsar esta opción, el sistema creará y registrá un abono correctivo y además creará una nueva factura para el cliente en cuestión, la cuál podremos corregir y volver a registrar.
• Cancelar. Esta opción creará un abono total del documento que marquemos y lo registrará.
• Crear abono correctivo. Creará un abono pero sin registrarlo, por si quisiéramos corregir algo o abonarlo parcialmente.

Envíos de deuda de cliente por email

En este apartado explicamos como realizar la automatización del proceso Envío mail deuda cliente desde cola de proyectos. Esta cola de proyectos se encarga del envío por correo electrónico al cliente de la deuda pendiente de liquidar que aparece en las líneas de documentos a cobrar avanzados.

Para su uso, en primer lugar, debe ejecutar la acción "Generar cola proyecto para automatizaciones de Horus" en la configuración de Horus, esta acción crear el proceso para el envío por correo electrónico del formato de correo "Envío mail deuda cliente" desde cola de proyectos.

Acceder al listado de cola de proyecto, para ello debe indicar "Cola de proyecto" en el buscador de Business Central para acceder al listado de cola de proyectos.

Una vez dentro del listado de cola de proyecto, debe localizar en las líneas la cola de proyecto con nombre "NUBSendPendingDebttoCustomer".

Para iniciar el proceso de automatización antes debe configurar la cola de proyectos, para ello debe acceder marcando previamente la línea de la cola de proyectos indicada y pulsando la opción editar.

Dentro de la ficha de cola de proyecto, existen diferentes configuraciones disponibles para adaptar la cola de proyecto a su gusto.

De manera opcional, esta cola de proyectos dispone la personalización del campo "Cadena parámetros" para filtrar por el tipo de Dunning 1, Dunning 2 o Dunning 3 si solo quiere notificar por correo a los clientes que tienen indicada con este tipo en las líneas de los documentos a cobrar avanzados. Este campo puede dejarlo vacío, para notificar por correo a todos los clientes de las líneas de los documentos a cobrar avanzados.

En la ficha de cola de proyecto dispone de diferentes opciones para la gestión de la automatización por días, semanas o meses en el apartado de "Periodicidad" que aconsejamos indicar para este proceso.

Por ejemplo, desea ejecutar la cola de proyectos a las 8:00h AM cada 30 días. Para ello debe indicar en el campo y "Hora inicial" el valor 8:00 y "Fórmula de fecha de la próxima ejecución" el valor 30D como muestra la imagen.

Finalizada la configuración deseada en la cola de proyectos, para comenzar con la automatización debe pulsar en "Establecer estado en Preparado".

Líneas documentos a cobrar avanzados

Para finalizar este documento, veremos los campos de que se componen las líneas de “documentos a cobrar avanzados”.

• Fecha registro. Se trata de la fecha de registro del documento asociado.
• Fecha vencimiento. Es la fecha de vencimiento del documento. Este campo es editable y podríamos cambiar la fecha de vencimiento de los documentos desde aquí.
• Tipo documento. Nos viene a decir si el documento es una Factura, un Efecto, Abono, etc.
• Nº documento. Es el número real del documento registrado.
• Nº efecto. Se trata del número de efecto asociado al documento. Siempre que este tenga algún efecto.
• Cód. forma pago. Aquí veremos el código forma de pago del documento registrado, o bien el que el cliente tenga en su ficha.
• Importe inicial (DL). Es el importe inicial en la divisa local (€) por el que se generó la deuda, bien de la factura o del efecto.
• Importe pendiente (DL). Nos informará del importe pendiente en la divisa local (€) de la deuda, siempre y cuando se hayan realizado pagos parciales.
• Situación documento. Aquí nos indicará si el documento se encuentra en una remesa, documento cerrado o en cartera.
• Estado documento. Sólo tenemos el estado “Pendiente” y “Vacío”. Este último en el caso de los abonos.
• Nº Cliente. Veremos el número del cliente asociado a la deuda.
• Nombre cliente. Aquí veremos el nombre del cliente asociado al número del cliente.
• Descripción. Nos indicará si se trata de un efecto, abono, factura etc., y el número del mismo.
• Situación de cobro. Este campo sirve para tener un control de los avisos enviados al cliente para cobrar un recibo vencido. Cada vez que le enviemos mail de la deuda al cliente utilizando el botón de la cinta de opciones, se marcará este campo con valor Dunning 1, 2 y 3 de forma automática, dependiendo de las veces que se haya enviado. Igualmente podemos poner este valor manualmente.
• Fecha últ. reclamación. Va asociado al campo situación de cobro, para saber la fecha de la última reclamación asociada al Dunning.
• Cód. vendedor. Se trata del vendedor asociado a la factura, si lo hubiera.
• Nº cheque/pagaré. El caso de haber convertido algún recibo en pagaré, podemos poner aquí el número manualmente.
• Fecha vencimiento pagaré. La fecha de vencimiento del pagaré que hemos generado.
• Cód. divisa. Llevaría la divisa que el cliente tenga en su ficha. En blanco para Euros.
• Importe pendiente. Importe pendiente en la divisa que tenga el cliente.