Facturación recurrente

La facturación recurrente son contratos para luego emitir facturas a nuestros clientes periodicamente, por ejemplo, el primer día de cada mes y de un modo automático.

Este proceso nos ayudará a crear facturas automáticas con un ciclo de facturación que luego podremos facturar por lotes.

Es importante saber que, previo a empezar a crear la primera facturación recurrente, tenemos que crear una serie numérica para las fichas de facturación recurrente así como para las facturas registradas.

Estas series numéricas las debemos crear primero en el menú "Nos Series" que podemos localizar desde el buscador de Business Central.

En las series pulsamos la opción "Nuevo" y creamos los códigos de serie con sus descripciones, y como dijimos, una serie para la ficha del contrato o facturación recurrente, y otra serie para las facturas una vez registradas. Adicionalmente, debemos indicar la "Fecha inicial", desde cuando queremos empezar con esa numeración, y marcar la opción "Numeración genérica".

Creadas las series a nuestro gusto, otra vez desde el buscador de Business Central, buscamos por "Configuración Horus" y accedemos al menú, donde añadiremos las series que antes hemos creado.

Una vez creadas nuestras series y añadidas estas en la configuración de horus, podemos empezar a crear nuestros contratros o facturación recurrente.

Desde el buscador de Business Central tecleamos "lista de facturaciones recurrentes", seleccionando la opción que vemos a continuación.

Como observamos, nos encontraremos con una lista vacía donde habrá que ir creando una ficha de contrato o facturación recurrente por cada cliente al que queramos enviar facturas periódicas.

En este menú pulsaremos la opción "Nuevo" de la cinta de opciones.

Esta acción nos creará una nueva ficha de facturación recurrente vacía, y puesto que ya creamos nuestras series y las asignamos en "Configuración Horus", al pulsar "Entrar" sobre el campo "No.", nos asignará el primer número que nosotros configuramos previamente.

El resto de campos deberemos completarlos con la siguiente información. Vemos los más importantes.

Pestaña general

• No. Como ya vimos, al pulsar “Entrar”, se generará el próximo número disponible en base a los números de serie que existe para la facturación recurrente.
• Descripción. Pondremos la descripción asociada las facturación recurrente que vamos a realizar.
• N.º cliente. En el desplegable, seleccionaremos el cliente al que queremos realizar la facturación recurrente. Una vez seleccionado, el resto de campos asociados al mismo se completarán automáticamente, entre ellos el Nombre, Dirección, Teléfono, Persona de contacto y Correo electrónico, siempre y cuando ese cliente tenga esos campos completados en su ficha.
• N.º contacto. Podremos seleccionar el contacto asociado al cliente si lo deseáramos.
• Cód. vendedor. También podremos seleccionar el código de vendedor, por si queremos relacionar el contrato a un vendedor en concreto.

A nivel de cabecera también se incluye la posibilidad de adjuntar documentos y/o notas.

Pestaña facturación

Esta pestaña es la más importante de la facturación recurrente ya que definirá, entre otras, las fechas de entrada en vigor, así como la frecuencia de la facturación para poder generar la facturación automática.

• Cód. forma pago. Al seleccionar el cliente de facturación, copiará la forma de pago que éste tenga en su ficha, aunque podemos editarlo para definir una forma de pago puntual.
• Cód. términos pago. Al igual que ocurre con la forma de pago, también copiará los términos de pago asociados al cliente, pero al tratarse de una facturación mensual deberá estar definida como 30 DÍAS.
• Fecha de apertura. Completaremos este campo con la fecha de apertura de la facturación recurrente.
• Fecha entrada en vigor. La fecha desde cuando queremos que se empiecen a generar los recibos para este cliente.
• Fecha fin. Definiremos la fecha en que queremos que acabe la generación de facturas para este cliente. Este campo no puede ir en blanco, por lo que, en caso de no tener claro la fecha de finalización de la facturación, es recomendable poner una fecha a largo plazo, por ejemplo 31/12/2099.
• Frecuencia de la facturación. La frecuencia con la que vamos a generar y enviar nuestra facturación para este cliente, por ejemplo, 1S para la facturación semanal, 1M para la facturación mensual, y 1A para la facturación anual. También puede ser 2S, si vamos a facturar cada dos semanas, 2M cada dos meses, o incluso 15D si es una facturación quincenal.
• Día de facturación. El día que queremos que se genere la factura, que podría ser el 1 o el 31 de cada mes, aunque recomendamos que sea el día 1, debido a que, al finalizar un mes con 30 días, cogerá ese día para el resto de vencimientos.
• Próximo vencimiento. Este campo está relacionado con el campo “Fecha entrada en vigor”, de modo que, la primera vez que completemos ese campo, automáticamente, actualizará el campo “Próximo vencimiento” con el mismo valor. De igual modo, cada vez que generemos la facturación automática, este campo se actualizará con el próximo día de facturación en base a su frecuencia de facturación, y así sucesivamente.
• Importe. Nos mostrará el importe de la línea o líneas de la facturación, siempre y cuando éstas estén completadas.
• Tipo de IVA. Indicaremos si queremos que el importe de la línea o líneas de la facturación sean con IVA o sin IVA. De este modo, si seleccionamos “Cuota fija sin IVA”, sumará el IVA al importe de la línea o líneas de la facturación recurrente una vez generemos la factura. De igual modo, si seleccionamos “Cuota fija con IVA”, mantendrá el importe de la línea o líneas y hará un desglose del IVA en la factura.
• N.º serie registro. Por defecto cogerá el código que hayamos asignado en la "Configuración Horus", que en nuestro ejemplo ya vimos que era el FACR-REG, pero podemos seleccionar cualquier otro.
• Texto registro. Utilizaremos este campo para añadir un texto asociado al registro de la facturación recurrente, pero se ha de tener en cuenta que, el texto que aquí pongamos, irá a la factura como una línea tipo "Comentario".
• N.º pedido cliente. Si lo deseamos podemos indicar el número de pedido del cliente, si es que lo hubiera.
• Bloquear facturación. Activaremos esta opción si ya no deseamos generar facturación recurrente a este cliente, pero queremos mantener su ficha abierta.

Pestaña líneas de facturación recurrente

En esta pestaña cargaremos las líneas asociadas a la facturación recurrente o mantenimiento. Generalmente añadiremos una línea con el concepto de la facturación, pero podemos añadir tantas como necesitemos por diferentes conceptos asociados al mismo, estas, pueden ser de tipo producto, cuenta o recurso.

Podremos añadir adicionalmente los códigos de dimensiones que necesitemos arrastrar a las facturas de venta (Se mostrarán tantas como dimensiones activas tengamos configuradas), así como el Código de fraccionamiento.

Facturación de los contratos

Una vez analizadas las pestañas que forman parte de la ficha de la facturación recurrente, y comprobado que todo es correcto, procederemos a realizar la facturación.

En nuestro ejemplo, hemos supuesto que tenemos tres facturaciones recurrentes de mantenimiento mensual, cuyo próximo vencimiento es el 01/01/21 y para los que vamos a generar las pre-facturas que luego facturaremos por lotes.
En la lista de facturación recurrente, vemos que tenemos nuestras tres facturaciones recurrentes, y que en los tres casos tienen la fecha de vencimiento en la que queremos hacer la facturación.
Sin necesidad de tener que marcar ninguna línea, pulsamos la opción “Facturación automática” de la cinta de opciones.

Esta acción, nos abrirá una nueva ventana donde completaremos el rango de fechas para el que queremos realizar la facturación en base a su próximo vencimiento.

Adicionalmente, podemos seleccionar cualquier otro filtro que limite la generación de nuestras facturas, por ejemplo, filtrando por un cliente en concreto en la pestaña “Cab. facturación recurrente”.

Una vez pulsemos en “Aceptar”, se generarán tantas pre-facturas de venta como facturas recurrentes cumplan con el rango de fechas por el que hemos filtrado y en base a su próxima fecha de vencimiento.

Accediendo al menú “Facturas venta” desde el buscador de Business Central, veremos que se habrán generado las tres facturas asociadas a nuestra facturación recurrente con los importes y condiciones que en ellos establecimos.

El siguiente paso será realizar el registro por lotes de nuestra facturación recurrente. Para ello, en este mismo menú, desplegamos la opción "Registro" de la cinta de opciones y pulsamos "Registrar por lotes”.

Al pulsar esa opción, se abrirá una nueva ventana para proceder con el registro, donde pondremos la fecha de registro que queremos para nuestra facturación.

Igualmente, deberemos establecer el filtro del número de serie de registro de contratos FACR-REG, que creamos anteriormente, para así evitar realizar el registro de otros documentos que no deseamos registrar, es decir, aquellas facturas que no son de facturación recurrente.

Una vez hemos pulsado “Aceptar”, se registrarán todas las facturas que cumplan con nuestros filtros. Facturas que luego podremos comprobar en el menú “Histórico facturas venta”.

Igualmente, si volvemos al menú de facturación recurrente, veremos que estos se han actualizado con la siguiente fecha de vencimiento en base a la configuración los mismos.

Pedidos de los contratos

Mejoramos la ventana de "Facturación automática" de la cinta de opciones de la lista de facturación recurrente, permitiendo la selección del tipo de documento antes de empezar el proceso de facturación automática. De esta manera, es posible crear pedidos venta en base a la facturación recurrente si fuese necesario.

NOTA

Por defecto, aparece seleccionado el tipo de documento "Factura".

Copiar facturación recurrente

Disponemos de la funcionalidad de "Copiar facturación recurrente" dentro de las fichas de facturación recurrente, que nos permite realizar la copiar de la información de facturación y líneas en una nueva ficha.

Una vez pulsada la acción de "Copiar facturación recurrente", mostrara la siguiente ventana donde es necesario indicar el N.º cliente de la nueva facturación recurrente que recibe los datos copiados.

Una vez terminada la copia, se crea una nueva facturación recurrente con la información copiada para el cliente indicado.